A szakmai konferencián ezúttal is nagy érdeklődés övezte a közbeszerzési ajánlatkérésekről szóló előadást. Nem véletlenül, hiszen a takarítási piac jelentős szegmensét teszik ki a közbeszerzéseken elnyert munkák.
Azonban általánosságban kevés szó esik a piaci alapú kiírásokról és megállapodásokról, pedig egyelőre még ezen a területen sincsenek többségben a jól előkészített kiírások, a kiírásokra készített jó ajánlatok, illetve ezeknek az alapján létrejövő, a felek által kölcsönösen jól élhető szerződések. Pedig, ahogy mondani szokták: „igény, az volna rá” mindkét oldalon.
A piaci alapú pályázatok lebonyolítása sok tekintetben a közbeszerzéshez hasonló eljárás, azonban itt – többnyire – meghívás alapján lehet csak pályázni. A folyamat kevesebb formai kötöttséget, kevesebb bürokratikus elvárást tartalmaz. Ami adott esetben akár jó is lehet, de ebből adódóan hátrányt is jelenthet.
Amennyiben azonban már a pályázati kiírás sem alapos, akkor viszont későbbi viták előtt nyílik meg az út, hiszen nem alaposan összeállított kiírásra nem tud az ajánlatadó alapos ajánlatot adni.
A megrendelő számára ijesztő munka, időigényes egy kiválasztási folyamat, esetleg felmerül az is, hogy akik ezt a feladatot kapták a megrendelői oldalon (pl. beszerzés), azok nem értenek hozzá. Vagy, nem egyeztették le a takarítást igénybe vevő területek felelőseivel és kapcsolattartóival pontosan azt, hogy milyen műszaki tartalomra van igénye és annak az ára belefér- e a pénzügyi keretbe.
A pontatlanul összeállított pályázati anyag oka lehet, hogy a cégek beszerzési osztályán is jellemző a fluktuáció. Így fordul elő az, hogy nemhogy a pályáztatott területet nem ismeri a lebonyolítással megbízott beszerző munkatárs, de beszerző munkatapasztalattal se nagyon rendelkezik. Illetve gyakori az, hogy földrajzilag az ország egyik végében lévő telephely takarítására kiírt pályázatot egy, az ország másik végében lévő telephelyen létesített beszerzési osztály hivatott lebonyolítani, amely viszont nem kommunikál a szolgáltatási terület takarításáért felelős kollégáival (előfordul, hogy nem is ismerik egymást). Ennél fogva konkrétan fogalma sincs arról, hogy szakmailag mit is kellene, hogy tartalmazzon a kiírás. Jó esetben kicsit aktualizálja az évekkel ezelőtti dokumentumot. Ilyen helyzetekben van rá példa, hogy akár egy évig is húzódik a tenderidőszak. Szerződéskötés után a beszerzés kivonul a folyamatból és a szolgáltatás helyszínén marad egymással szemben a megrendelő részéről a takarításért felelős munkatárs és szolgáltató képviselője, akiknek ilyen körülmények között nincs könnyű dolguk.
A pályázatra meghívottak részéről az érdeklődés nagy, a bejárásokon több cég is jelen van. Adnak is ajánlatokat, főleg akkor, ha nem kell tételesen kidolgozni, hanem csak a felolvasó lapon az árat egyetlen összegben megadni. Az egy-egy nagyobb kiírásra meghívott cégek között is előfordul azonban, hogy valaki valamilyen oknál fogva úgy látja, hogy nem tud adott volumenű ajánlatot kidolgozni, de megvalósítani sem, ezért nem él az ajánlatadás lehetőségével. Amennyiben részletes szakmai ajánlatot kell tenni, abba sok munkát kell fektetni, ehhez pedig nem minden cégnek van kapacitása, esetleg szakértelme sem az adott területen.
Az ajánlatadás folyamán figyelni kell az ajánlattevő pénzügyi lehetőségeire, hogy az ajánlati összeg nem lépi-e túl a megrendelő költségkeretét. Nem célravezető eltúlozni az összeget.
A magas árakhoz elvezető részletes kidolgozás folyamán mindent gondosan beleszámít az ajánlatadó az árba, amit csak szakmailag el tud képzelni a feladatra. Ha pedig csak árat ír, – és nem készül részletes terv – akkor nem megy át ezen a folyamaton, amely a reális árképzés alapja. Így nagyobb esély van rá , hogy vagy eltúlzott árat ad be, vagy alul tervez.
A részletes kidolgozás esetében az ajánlatkérőnek leegyszerűsödik a dolga, hiszen egzakt, akár egymással is összehasonlítható tételeket lát az alábbi legfőbb szempontok terén: pénzügyi ajánlat, műszaki ajánlat, szakmai tartalom.
Ár-érték szempontokat a számszerűsített ajánlat, vagy főtábla tartalmazza. A szakmai szempontokat pedig a HR, a megvalósítási terv (ebben pl. fontos a szakemberek bemutatása) és a környezetkímélő megvalósítás adja.
A műszaki tartalom összeállításához az első lépés a bejárás és a felmérés, valamint a kapcsolódó szempontrendszerek rendelkezésre állása. Bevett gyakorlat, hogy a terület bejárása és ajánlat benyújtási határideje között rendelkezésre áll egy időablak a szakmai kérdések feltevésére, amelyeket a kiíró megválaszol. Ezt a lehetőséget is érdemes komolyan venni és élni vele.
Optimális esetben a szöveges – műszaki ajánlat és szakmai tartalom – ajánlatot kiegészíti mellétett számszerűsített ajánlat. Célszerű az ajánlatkérő leírását követni az ajánlatban megvalósított sorrendiségben. Figyelni kell arra, hogy az ár és a szakmai tartalom összhangban legyen.
Látszódni kell, hogy testreszabott az ajánlat, nem pedig Ctrl-C, Ctrl-V használatával ollózták össze más hasonló ajánlatokból.
Tiszteletben kell tartani a kiíró igényét és arra kell szólnia az ajánlatnak. Amennyiben a kiírástól eltérő megvalósítási javaslatunk van, azt nem ajánlott „kéretlenül” beárazni, hanem az eredeti igény beárazásán túl, attól elkülönítve kell megtenni.
Ha pl. szempont a kiíró részéről a környezetvédelem, akkor fontos, hogy a megadott szempontrendszeren belül tartsa az ajánlatadó a környezetvédelemre szánt megoldásokat, mert, ha ebbe belekapaszkodva túlzottan elhajlik e megoldások felé egyebek rovására, akkor az eltolódott arányok miatt nem biztos, hogy a várt előnyt tudja elérni. Több eredményt érhet el azzal például, ha megadja, hogy hány m2-t tervez az említett módon takarítani, mintsem azt sugallja, hogy a teljes szolgáltatási területen így fog munkát végezni.
Cél az is, hogy „szép” ajánlatot nyújtson be az ajánlattevő.
Szerencsés esetben a jól megírt ajánlat nem egy múlt idejű dokumentum, hanem a szerződés és a teljesítés részét kell, hogy képezze. Ez alapján a megvalósuló szolgáltatás során könnyű visszaellenőrizni a vállalást.
Ez a dokumentum a kezdete annak a bizalomnak, amely a szolgáltatási időszak alatt szükséges lesz. Ha csak az ár alapján van eldöntve a nyertes szolgáltató, akkor viszont ez nem működőképes.